YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 11 Şubat 2021, 15:43
T.C.
BOZDOĞAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, yazı işleri müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve
sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu yönetmelik, yazı işleri müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve
sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Yazı işleri müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı
Belediye Yasası’nın 15/b ve 18/m maddeleri ile yürürlükte olan diğer yasa ve yönetmeliklere
dayanarak hazırlanmıştır
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu yönetmelikte geçen:
a ) Belediye: Bozdoğan Belediyesi’ni
b ) Başkanlık: Bozdoğan Belediye Başkanlığı’nı
c ) Encümen: Bozdoğan Belediye Encümenini
ç ) Meclis: Bozdoğan Belediye Meclisini
d ) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğü’nü
e ) Müdür: Yazı İşleri Müdürü’nü
f) Personel: Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini
g) Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) V.H.K.İ.
c) İşçiler
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Yazı İşleri Bürosu
c) İlan Bürosu
Bağlılık
MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan
Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis
ve encümen kararlarının alınması ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre
yürütmekle görevlidir.
a) 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde
koordinasyon görevi yapar, meclis toplantı gündemlerini süresi içersinde meclis üyelerine
tebliğ eder, ilan edilmesini sağlar, meclis toplantı tutanaklarını tutar. Meclis kararlarının
yazılımını sağlar ve ikişer nüshasını arşivler. Meclis kararlarını 5393 Sayılı kanunun 23.
Maddesi gereğince Kaymakamlığa gönderir.
b) 5393 Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye Başkanı tarafından Encümen üyesi
olarak görevlendirilen Yazı İşleri Müdürü, mahiyetinde çalışan elemanlar aracılığı ile
Encümenin çalışma koşullarını ve karar alınmasını sağlar. Kararları dikte eder. Encümen kayıt
defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. İlgili onaylardan sonra karar
suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler.
c) Yazı İşleri Müdürlüğü, belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim
alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini
tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm
dairelerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.
Müdürlük Yetkisi
MADDE 8 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı
Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar
çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 9 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif
edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklulukla yapmak
ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık makamına karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını
düzenler.
(3) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(4) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
(5) Encümen üyesi olarak görevlendirildiği takdirde encümen toplantısına katılır.
(6) Müdürlük içi yönergeler yayınlar belgelerin ilgililere dağıtımını gerçekleştirir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmet İcrası
Görevin alınması
Madde 11 – (1) Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet
defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin planlanması
MADDE 12 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen
plan dahilinde yürütülür.
Görevin yürütülmesi
MADDE 13 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve
yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ ÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük birimler arasında işbirliği
MADDE 14 – (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon Müdür
tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra
müdüre iletilir.
(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle
görevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı
ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir
teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri
yapılmaz.
Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 15 – (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, ,Kamu Kurum ve
Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür parafı ve Belediye
Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 16 – (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafında ilgili
personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla
yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağılır. Gelen ve giden
evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle
ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda
yapılır.
(3) Vatandaşlardan gelen dilekçeler dilekçe kayıt defterine kayıt edilerek konularına
göre ilgili birimlere zimmetle teslim edilir.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 17 – (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif
edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından
personel sorumludur.
(4) Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrı
klasörlerde saklanır
(5) Dosyalama İşlemleri
a) Gelen evrak dosyası
b) Giden evrak dosyası
c) Belediye Meclis karar- toplantı dosyaları
ç) Belediye Encümen kararları dosyaları
d) Genelge ve bildiri dosyaları
e) Resmi kurumlarla ilgili dosya
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim, personel disiplin hükümleri
MADDE 18 – (1) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
(2) Yazı İşleri Müdürlüğünde 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda
işlemleri yürütür.
(3) Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe
ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma ve diğer işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge
dosya tutulur.
(4) Birim personelinin mesai saatlerine riayet etmesi ve yasal kılık kıyafetlerinden
birim müdürü ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısı sorumludur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 19 – (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat
hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin 01.02.2018 tarih ve 24 sayılı kararı ile
kabul edilmiş olup ilanından sonra yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu yönetmelik Hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.